音声入力CRM ／ 管理者マニュアル
CRM管理者向け

初期設定から、日々の入力まで

CRM管理者の方は、まずZohoと接続してフォームを取り込み、使うフォームを整えます。あわせて、実際の入力操作（一般ユーザー編）も把握しておくと、社内案内がスムーズです。

音声入力CRMサポートツール https://ubeans-crm-support.web.app/

CRM管理者編

1. 初回ログイン（パスワード設定）

  1. リセラーから受け取ったパスワード設定リンクを開きます。
  2. 新しいパスワードを設定 → アプリを開く でログインします。

2. Zohoと接続する（かんたん接続ガイド）

ヘッダーの ⚙ フォーム管理 を開き、Zoho接続の 🧭 かんたん接続ガイド を押すと、次の手順を1画面ずつ案内します。

  1. Zoho APIコンソールを開く（ガイドのボタンから別ウインドウで開きます）。
  2. Zohoにログインします。
    Zohoのサインイン画面
    ② Zohoにログイン
  3. 右上の ＋ADD CLIENT を押します。
    ADD CLIENTボタン
    ③ ＋ADD CLIENT
  4. アプリの種類で Server-based Applications を選びます。
    Server-basedを選択
    ④ Server-based Applications を選択
  5. 次のとおり入力して CREATE を押します（ガイド内のコピーボタンが使えます）。
    • Client Name：CRM support（自由入力）
    • Homepage URL：https://ubeans-crm-support.web.app
    • Authorized Redirect URIs：https://ubeans-crm-support.web.app/zohoCallback
    Create New Clientの入力例
    ⑤ 入力して CREATE
  6. 作成後の Client ID と Client Secret をコピーし、ガイドの 🔑 API設定を入力 に貼り付け、データセンター＝日本で保存します。
    Client IDとClient Secret
    ⑥ Client ID / Secret を貼り付け
  7. 🔗 Zohoに接続 を押し、Zohoの同意画面で承認します。戻ると「接続が完了しました」と表示されます。
大切：Zohoアプリは必ず「Server-based Applications」で作成してください（Self Clientは不可）。リダイレクトURIは https://ubeans-crm-support.web.app/zohoCallback を正確に登録してください。

3. 最初のフォーム取り込み

  1. 接続後、ガイドの ⤵ フォームを取り込む（またはフォーム管理の ⤵ 全社フォームを再取込）を押します。
  2. Zohoのモジュール（商談・取引先など）がフォームとして取り込まれます。
Zoho側で項目を変更したら、⤵ 全社フォームを再取込 で最新に更新できます（表示設定は保持されます）。

4. フォームの設定

  1. 使うフォームを選ぶ：チェックボックスで、音声入力に出すフォームを指定します。
  2. 並び順：ハンドル ☰ のドラッグ、または ▲▼ で入れ替えます。
  3. 変更したら下部の 保存 を押します。
  4. 項目設定：各フォームの 項目設定 で、項目の表示ON/OFF・デフォルト値（日付は @today で当日）・用途（追加/更新）・参照項目の新規作成可否・追記モードを設定できます。

5. 用語辞書（音声の固有名詞補正）

  1. フォーム管理の 📖 用語辞書 を開きます。
  2. 「誤って認識されやすい語 → 正しい語」を登録します（例：郵便ず → ユービーンズ）。音声認識のヒントにも使われます。

6. メンバー管理（自社）

  1. ヘッダーの 👥 メンバー を開きます。
  2. ＋ メンバーを追加 でアカウントを発行し、パスワード設定リンクを本人へ渡します。権限はCRM管理者／メンバーから選べます。
  3. 🔗 Zohoユーザーを取得 → 各メンバーの 編集 で、Zoho担当者（レコード所有者）の紐付けや、使えるフォームを設定できます。

7. メンバーが「自分のZohoで登録」できるようにする（個別連携・Zoho）

メンバーが登録したレコードの「作成者」を本人にするには、各メンバーが入力アプリの 🔗 自分のZohoに接続 で自分のZohoを一度つなぎます。その前提として、そのZohoユーザーの権限（プロファイル）に「Zoho CRM APIへのアクセス」が必要です。CRM管理者が以下の手順で設定してください。

  1. Zoho CRMにログインし、右上の ⚙（設定） を開きます。
    Zoho CRMの設定アイコン
    ① 設定（⚙）を開く
  2. 設定の 「セキュリティ管理」→「権限」 を開きます。
    設定＞セキュリティ管理＞権限
    ② セキュリティ管理 → 権限
  3. 権限一覧から、対象メンバーに割り当てた権限（例：標準）を開きます。
    権限一覧で標準を選ぶ
    ③ 対象の権限（例：標準）を開く
  4. 「開発者の権限」のセクションまでスクロールします（初期はオフ）。
    開発者の権限セクション
    ④ 「開発者の権限」を確認
  5. 「開発者の権限」をオンにすると確認ダイアログが出ます。内容を確認し、同意にチェックして 「有効にする」を押します。
    確認ダイアログで有効にする
    ⑤ 同意にチェック → 有効にする
  6. 「Zoho CRM APIへのアクセス」がオンになっていることを確認して保存します。
    Zoho CRM APIへのアクセスがオン
    ⑥ Zoho CRM APIへのアクセス = オン（拡張機能の管理はオフのままでOK）
設定後、対象メンバーが入力アプリで 🔗 自分のZohoに接続 → 本人のZohoで承認 すると、そのメンバーが登録するレコードの作成者が本人になります。未接続のメンバーは会社の共有接続で登録されます（作成者は接続した管理者）。
API アクセス権限が無いと、送信時に NO_PERMISSION / Crm_Implied_Api_Access（403）で失敗します。その場合はこの手順で「Zoho CRM APIへのアクセス」を付与してください。「拡張機能の管理」は本サービスには不要です（オフのまま）。

APIアクセス付与後、該当ユーザーに対して、フォーム一覧画面から「Zohoを再接続」ボタン（未接続の場合は「自分のZohoに接続」）からZohoへの再接続を依頼してください。

一般ユーザー編

実際の入力操作です。社内のご案内にお使いください（この内容だけをまとめた一般ユーザー向けマニュアルもあります）。

1. 初回ログイン

  1. 管理者から受け取ったパスワード設定リンクを開き、パスワードを設定します。
  2. 本ツールにログインします（Zohoへのログインは不要です）。

2. フォームを選ぶ

  1. ログインするとフォーム一覧が表示されます。入力したいフォーム（例：商談）を選びます。

3. 音声で入力する

  1. まとめて話す：🎤 まとめて話す で商談メモを一気に話し、🤖 AIで振り分け を押すと各項目へ自動で振り分けられます。
  2. 項目ごとに話す：各項目の 🎤 で、その項目だけ音声入力もできます。
  3. PCでは一覧、スマホではウィザード（1項目ずつ）で入力できます。
認識結果は必ず目視で確認・修正してください。固有名詞は用語辞書に登録すると精度が上がります。

4. 新規／複製／更新

  1. ＋ 新規作成：新しいレコードを作成します。
  2. 📋 既存を複製：既存レコードを検索して内容を引き継ぎ、新規として登録します。
  3. ✎ 既存を更新：既存レコードを検索して、変更した項目だけ更新します。

5. 参照項目（取引先・連絡先など）

  1. 参照項目は検索して選択します。文字入力、または 🎤 で声で絞り込めます。
  2. 候補になければ 新規 からその場で作成できます（管理者が許可している場合）。

6. 確認して送信

  1. 確認へ → で内容を確認します（必須項目が未入力なら知らせます）。
  2. 🚀 Zohoへ送信（更新時は 🔄 Zohoを更新）でZohoに登録されます。
  3. 続けて入力する場合は ➕ 同じフォームから再度入力 が便利です。